অধ্যায় ৩: ওয়ার্ড প্রসেসিং অনুশীলন

কম্পিউটারে তৈরি ডকুমেন্ট প্রিন্টারের মাধ্যমে কাগজে ছাপানোকে ডকুমেন্ট প্রিন্টিং বলে। এর ধাপগুলো হলো:

1. যে ডকুমেন্ট প্রিন্ট করতে চাই, সেটি খুলতে হবে এবং প্রিন্টার চালু ও কাগজ দেওয়া আছে কি না দেখতে হবে।
2. File → Print ক্লিক করতে হবে, অথবা Ctrl + P চাপতে হবে।
3. Printer তালিকা থেকে প্রিন্টার নির্বাচন করতে হবে।
4. Copies ঘরে কত কপি লাগবে তা লিখতে হবে।
5. Pages অংশে সব পৃষ্ঠা, বর্তমান পৃষ্ঠা না নির্দিষ্ট পৃষ্ঠা (যেমন 1-3, 5) তা ঠিক করতে হবে।
6. কাগজের আকার (A4), ওরিয়েন্টেশন ও মার্জিন দেখে নিতে হবে।
7. ডান পাশের Print Preview দেখে সব ঠিক থাকলে Print বাটনে ক্লিক করতে হবে।

 File ──► Print (Ctrl+P) ──► প্রিন্টার বাছাই ──► পৃষ্ঠা ও কপি সংখ্যা ──► সেটিংস ──► Print 🖨
                                                               (কাগজ, মার্জিন, ওরিয়েন্টেশন)

ডকুমেন্টের প্রতিটি পৃষ্ঠার ওপরের মার্জিনে (Top Margin) যে লেখা বা ছবি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বারবার দেখা যায়, তাকে হেডার (Header) বলে।

একবার হেডারে লিখলে সব পৃষ্ঠার ওপরে তা চলে আসে। সাধারণত প্রতিষ্ঠানের নাম, লোগো, বইয়ের বা অধ্যায়ের শিরোনাম, তারিখ ইত্যাদি হেডারে রাখা হয়।

উদাহরণ: একটি অফিসের প্রতিটি চিঠির ওপরে "ঢাকা টেকনিক্যাল কলেজ" নাম ও লোগো।

যুক্ত করার নিয়ম: Insert → Header → পছন্দের স্টাইল → লেখা টাইপ → Close Header and Footer।

ডকুমেন্টের প্রতিটি পৃষ্ঠার নিচের মার্জিনে (Bottom Margin) যে লেখা বা ছবি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বারবার দেখা যায়, তাকে ফুটার (Footer) বলে।

সাধারণত পৃষ্ঠা নম্বর, লেখকের নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর, ফাইলের নাম বা "গোপনীয়" জাতীয় লেখা ফুটারে রাখা হয়।

উদাহরণ: প্রতিটি পৃষ্ঠার নিচে "পৃষ্ঠা ১ এর ১০"।

যুক্ত করার নিয়ম: Insert → Footer → পছন্দের স্টাইল → লেখা টাইপ → Close Header and Footer।

┌──────────────────────┐
│  হেডার (প্রতিষ্ঠানের নাম) │ ← ওপরের মার্জিন
├──────────────────────┤
│                      │
│     মূল লেখা           │
│                      │
├──────────────────────┤
│  ফুটার (পৃষ্ঠা – ১)     │ ← নিচের মার্জিন
└──────────────────────┘

প্রোগ্রাম উইন্ডোর টাইটেল বারের ঠিক নিচে যে আনুভূমিক বারে File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, Help ইত্যাদি মেনুর নাম সাজানো থাকে, তাকে মেনু বার (Menu Bar) বলে।

প্রতিটি মেনুতে ক্লিক করলে একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা খোলে, যেখানে সংশ্লিষ্ট কমান্ডগুলো থাকে। যেমন File মেনুতে New, Open, Save, Print।

MS Word 2003 ও LibreOffice Writer-এ মেনু বার থাকে। MS Word 2007 থেকে মেনু বারের জায়গায় ট্যাব ও রিবন এসেছে।

কী-বোর্ড দিয়ে: Alt চাপলে মেনু বার সক্রিয় হয়, যেমন Alt + F দিলে File মেনু খোলে।

MS Office 2007 ও পরবর্তী সংস্করণে টাইটেল বারের নিচে ট্যাব আকারে সাজানো, ছবিসহ কমান্ড বাটনের চওড়া ফিতার মতো অংশকে রিবন (Ribbon) বলে। এটি পুরনো মেনু বার ও টুলবারের জায়গা নিয়েছে।

রিবনের তিনটি অংশ:

• ট্যাব (Tab): Home, Insert, Layout ইত্যাদি।
• গ্রুপ (Group): প্রতিটি ট্যাবে সম্পর্কিত কমান্ডের দল, যেমন Home ট্যাবে Clipboard, Font, Paragraph।
• কমান্ড (Command): বাটন, যেমন Bold, Copy।

 Home │ Insert │ Layout          ← ট্যাব
 ┌──────────┬──────────────┬───────────┐
 │ ✂ 📋     │ B  I  U  A   │ ≡ ≡ ≡ ≡   │  ← কমান্ড
 │ Clipboard│    Font      │ Paragraph │  ← গ্রুপ
 └──────────┴──────────────┴───────────┘

Ctrl + F1 চেপে রিবন লুকানো বা দেখানো যায়।

প্রোগ্রামের বহুল ব্যবহৃত কমান্ডগুলো ছোট ছোট ছবিযুক্ত বাটন (আইকন) আকারে যে বারে সাজানো থাকে, তাকে টুলবার (Toolbar) বলে। মেনুতে না গিয়ে এক ক্লিকে কাজ করা যায়।

মেনু বারের নিচে থাকা প্রধান টুলবারটিকে স্ট্যান্ডার্ড টুলবার (Standard Toolbar) বলে। এতে ফাইল সম্পর্কিত সাধারণ কাজের বাটন থাকে:

বাটন	কাজ
New	নতুন ডকুমেন্ট
Open	ফাইল খোলা
Save	সংরক্ষণ
Print / Print Preview	প্রিন্ট ও প্রিভিউ
Cut, Copy, Paste	কাটা, কপি, পেস্ট
Undo, Redo	আগের অবস্থায় ফেরা ও পুনরায় করা
Spelling	বানান পরীক্ষা
Zoom	বড়-ছোট করে দেখা

(MS Word 2003 ও LibreOffice Writer-এ থাকে; নতুন Word-এ এগুলো রিবন ও Quick Access Toolbar-এ আছে।)

MS Office প্রোগ্রামের টাইটেল বারের বাম পাশে থাকা ছোট টুলবার, যেখানে সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত কয়েকটি কমান্ড রাখা হয়, তাকে Quick Access Toolbar (দ্রুত প্রবেশের টুলবার) বলে।

যেকোনো ট্যাব খোলা থাকুক না কেন, এটি সবসময় দেখা যায়। ডিফল্টভাবে এতে Save, Undo ও Redo থাকে। পাশের ছোট তীরচিহ্ন (▾) ক্লিক করে New, Open, Print, Quick Print ইত্যাদি নিজের পছন্দমতো কমান্ড যোগ বা বাদ দেওয়া যায়।

 💾  ↶  ↷  ▾   Document1 - Word
 └── Quick Access Toolbar

প্রোগ্রাম উইন্ডোর একেবারে ওপরের যে বারে খোলা ফাইলের নাম ও প্রোগ্রামের নাম দেখা যায়, তাকে টাইটেল বার (Title Bar) বলে।

উদাহরণ: "Document1 - Word" বা "Report.docx - Word"।

টাইটেল বারের ডান পাশে তিনটি বাটন থাকে:

• Minimize (—): উইন্ডো টাস্কবারে নামিয়ে রাখা।
• Maximize/Restore (▢): পুরো পর্দা জুড়ে বা ছোট করা।
• Close (✕): প্রোগ্রাম বন্ধ করা।

টাইটেল বার ধরে টেনে (Drag) উইন্ডো সরানো যায়, আর ডাবল-ক্লিক করলে উইন্ডো বড়-ছোট হয়।

লেখার চেহারা বা রূপ পরিবর্তনের (ফরমেটিং) কমান্ডগুলো যে টুলবারে বাটন আকারে সাজানো থাকে, তাকে টেক্সট ফরমেটিং টুলবার (Formatting Toolbar) বলে। এটি সাধারণত স্ট্যান্ডার্ড টুলবারের নিচে থাকে।

বাটন	কাজ
Style	শিরোনাম, সাধারণ লেখা ইত্যাদি স্টাইল
Font	ফন্টের নাম (যেমন SutonnyMJ, Arial)
Font Size	অক্ষরের আকার
B I <u>U</u>	বোল্ড, ইটালিক, আন্ডারলাইন
Alignment	বামে, মাঝে, ডানে, দুই পাশে সমান
Line Spacing	লাইনের মধ্যে ফাঁক
Bullets/Numbering	বুলেট ও নম্বর তালিকা
Indent	লেখা ভেতরে বা বাইরে সরানো
Highlight, Font Color	লেখার পেছনের রং ও লেখার রং

(নতুন Word-এ এগুলো Home ট্যাবের Font ও Paragraph গ্রুপে আছে।)

ডকুমেন্টের ওপরে (আনুভূমিক) ও বাম পাশে (উল্লম্ব) স্কেলের মতো দাগকাটা যে অংশ থাকে, তাকে রুলার (Ruler) বলে।

রুলার দিয়ে পৃষ্ঠার মার্জিন, ইনডেন্ট ও ট্যাব স্টপ দেখা ও পরিবর্তন করা যায়। এর মাপ ইঞ্চি বা সেন্টিমিটারে হয়।

  ▽ First Line Indent
 └─┬─1─┴─2─┴─3─┴─4─┴─5─┴─6─┬─┘
  △ Left Indent             △ Right Indent

দেখানো বা লুকানো: View ট্যাব → Ruler চেকবক্সে টিক দিতে হয়।

উইন্ডোর ডান পাশে ও নিচে থাকা যে বার দিয়ে পর্দার বাইরে থাকা লেখা ওপরে-নিচে বা ডানে-বামে সরিয়ে দেখা যায়, তাকে স্ক্রল বার (Scroll Bar) বলে।

স্ক্রল বার দুই প্রকার:

1. ভার্টিকাল স্ক্রল বার: ডান পাশে থাকে; লেখা ওপরে-নিচে সরায়।
2. হরাইজন্টাল স্ক্রল বার: নিচে থাকে; লেখা ডানে-বামে সরায়।

এর তিনটি অংশ: দুই প্রান্তের তীরচিহ্ন (▲ ▼), মাঝের সরানো যায় এমন স্ক্রল বক্স (Thumb), আর খালি স্ক্রল এরিয়া। মাউসের চাকা ঘুরিয়েও স্ক্রল করা যায়।

ডকুমেন্ট স্থায়ীভাবে কম্পিউটারের স্টোরেজে রেখে দেওয়াকে ডকুমেন্ট সেভ (Save) করা বলে। সেভ না করলে বিদ্যুৎ চলে গেলে লেখা হারিয়ে যেতে পারে।

প্রথমবার সেভ করার পদ্ধতি:

1. File → Save ক্লিক করতে হবে, অথবা Ctrl + S চাপতে হবে।
2. Save As ডায়ালগ বক্স আসবে।
3. কোন ফোল্ডারে বা ড্রাইভে রাখব তা বাছাই করতে হবে (যেমন D:\Office)।
4. File name ঘরে ফাইলের নাম লিখতে হবে (যেমন Application)।
5. Save as type থেকে ফরম্যাট বাছাই করতে হবে (যেমন Word Document .docx)।
6. Save বাটনে ক্লিক করতে হবে।

পরে পরিবর্তন সেভ করা: শুধু Ctrl + S চাপলেই হয়। অন্য নামে বা অন্য জায়গায় সেভ: File → Save As বা F12।

 Ctrl+S ─► Save As বক্স ─► ফোল্ডার বাছাই ─► ফাইলের নাম ─► ফরম্যাট ─► Save

লেখা ব্লক বা সিলেক্ট করা মানে লেখার নির্দিষ্ট অংশ চিহ্নিত করা, যাতে তা কপি, কাট, মুছে ফেলা বা ফরমেট করা যায়। কী-বোর্ড দিয়ে ব্লক করার নিয়ম:

কী-বোর্ড কমান্ড	যা সিলেক্ট হয়
Shift + → / ←	ডানে/বামে এক অক্ষর করে
Shift + ↑ / ↓	ওপরে/নিচে এক লাইন করে
Ctrl + Shift + → / ←	এক শব্দ করে
Shift + Home	কার্সর থেকে লাইনের শুরু পর্যন্ত
Shift + End	কার্সর থেকে লাইনের শেষ পর্যন্ত
Ctrl + Shift + ↓ / ↑	অনুচ্ছেদের শেষ/শুরু পর্যন্ত
Shift + Page Down / Up	এক পর্দা নিচে/ওপরে
Ctrl + Shift + End / Home	ডকুমেন্টের শেষ/শুরু পর্যন্ত
Ctrl + A	পুরো ডকুমেন্ট

💡 মনে রাখো: Shift চেপে ধরে কার্সর সরালেই লেখা ব্লক হয়; সাথে Ctrl দিলে বড় বড় ধাপে হয়।

ভুল করে কোনো লেখা মুছে গেলে তা ফিরিয়ে আনার উপায়:

1. Undo কমান্ড: Ctrl + Z চাপলে সর্বশেষ কাজটি বাতিল হয়ে মুছে যাওয়া লেখা ফিরে আসে। বারবার চাপলে আরও আগের কাজগুলোও ফেরানো যায়।
2. Quick Access Toolbar-এর Undo বাটন (↶): ক্লিক করলে একই কাজ হয়; পাশের তীরচিহ্ন থেকে একসাথে কয়েকটি ধাপ পেছানো যায়।
3. Redo: Undo বেশি হয়ে গেলে Ctrl + Y বা Redo বাটন (↷) দিয়ে আবার এগোনো যায়।
4. সেভ না করা ফাইল উদ্ধার: প্রোগ্রাম হঠাৎ বন্ধ হলে File → Info → Manage Document → Recover Unsaved Documents থেকে ফাইল ফেরানো যায় (AutoRecover চালু থাকলে)।

⚠️ ফাইল বন্ধ করার পর Undo কাজ করে না; তাই আগে থেকে নিয়মিত Ctrl + S চাপা ভালো অভ্যাস।

শর্টকাট-কী দিয়ে কপি ও পেস্ট করার পদ্ধতি:

1. যে লেখাটি কপি করতে চাই তা সিলেক্ট (ব্লক) করতে হবে (মাউস দিয়ে বা Shift + তীরচিহ্ন দিয়ে)।
2. Ctrl + C চাপতে হবে; লেখাটি ক্লিপবোর্ডে জমা হবে।
3. যেখানে বসাতে চাই, সেখানে কার্সর রাখতে হবে।
4. Ctrl + V চাপতে হবে; লেখাটি সেখানে বসে যাবে।

 সিলেক্ট ──► Ctrl+C (কপি) ──► 📋 ক্লিপবোর্ড ──► কার্সর রাখা ──► Ctrl+V (পেস্ট)

কাজ	শর্টকাট
কপি (Copy)	Ctrl + C
কাট (Cut) — সরিয়ে নেওয়া	Ctrl + X
পেস্ট (Paste)	Ctrl + V
শুধু লেখা পেস্ট (ফরম্যাট ছাড়া)	Ctrl + Shift + V

MS Word-এর Insert ট্যাবে ডকুমেন্টে বিভিন্ন জিনিস যোগ করার অপশন গ্রুপ আকারে থাকে:

গ্রুপ	অপশন
Pages	Cover Page, Blank Page, Page Break
Tables	Table (টেবিল)
Illustrations	Pictures, Online Pictures, Shapes, Icons, SmartArt, Chart, Screenshot
Links	Link (হাইপারলিংক), Bookmark, Cross-reference
Comments	Comment
Header & Footer	Header, Footer, Page Number
Text	Text Box, Quick Parts, WordArt, Drop Cap, Signature Line, Date & Time, Object
Symbols	Equation, Symbol

MS Word-এ File ক্লিক করলে Backstage View খোলে, যেখানে ফাইল সম্পর্কিত অপশনগুলো থাকে:

অপশন	কাজ
Info	ফাইলের তথ্য, সুরক্ষা (Protect), সেভ না করা ফাইল উদ্ধার
New	নতুন খালি ডকুমেন্ট বা টেমপ্লেট
Open	আগে সেভ করা ফাইল খোলা
Save	সংরক্ষণ
Save As	অন্য নামে, জায়গায় বা ফরম্যাটে সংরক্ষণ
Print	প্রিন্ট ও প্রিন্ট সেটিংস
Share	অন্যদের সাথে শেয়ার বা ই-মেইল
Export	PDF/XPS তৈরি বা ফাইলের ধরন পরিবর্তন
Close	ডকুমেন্ট বন্ধ
Account	ব্যবহারকারী ও Office-এর তথ্য
Options	Word-এর বিভিন্ন সেটিংস

(পুরনো Word 2003-এর File মেনুতে ছিল New, Open, Close, Save, Save As, Page Setup, Print Preview, Print, Properties, Exit।)

View মেনু বা ট্যাবে ডকুমেন্ট কীভাবে দেখা যাবে তার অপশন থাকে:

অপশন	কাজ
Read Mode	শুধু পড়ার জন্য বড় করে দেখা
Print Layout	ছাপার মতো পৃষ্ঠা আকারে দেখা (সাধারণ ভিউ)
Web Layout	ওয়েব পেজের মতো দেখা
Outline	শিরোনাম অনুযায়ী কাঠামো দেখা
Draft (Normal)	শুধু লেখা, সরল ভিউ
Ruler, Gridlines, Navigation Pane	রুলার, গ্রিড লাইন ও নেভিগেশন প্যান দেখানো/লুকানো
Zoom, 100%, One Page, Multiple Pages	বড়-ছোট করে দেখা
New Window, Arrange All, Split	একাধিক উইন্ডোতে দেখা
Macros	ম্যাক্রো

(পুরনো Word-এর View মেনুতে Toolbars ও Header and Footer অপশনও ছিল।)

Edit মেনুতে লেখা সম্পাদনার অপশনগুলো থাকে (MS Word 2003 ও LibreOffice Writer):

অপশন	শর্টকাট	কাজ
Undo	Ctrl + Z	শেষ কাজ বাতিল
Redo / Repeat	Ctrl + Y	বাতিল কাজ পুনরায় করা
Cut	Ctrl + X	লেখা কেটে সরানো
Copy	Ctrl + C	লেখা কপি
Paste	Ctrl + V	লেখা বসানো
Paste Special	—	বিশেষ উপায়ে পেস্ট
Clear	Delete	মুছে ফেলা
Select All	Ctrl + A	সব লেখা সিলেক্ট
Find	Ctrl + F	শব্দ খোঁজা
Replace	Ctrl + H	শব্দ খুঁজে বদলানো
Go To	Ctrl + G	নির্দিষ্ট পৃষ্ঠায় যাওয়া

(নতুন Word-এ এগুলো Home ট্যাবের Clipboard ও Editing গ্রুপে আছে।)

Insert মেনুতে ডকুমেন্টে নতুন কিছু যোগ করার অপশন থাকে (MS Word 2003 ও LibreOffice Writer):

অপশন	কাজ
Break	পৃষ্ঠা বা কলাম বিরতি
Page Numbers	পৃষ্ঠা নম্বর
Date and Time	তারিখ ও সময়
Symbol / Special Character	বিশেষ চিহ্ন (©, ™, ±)
Comment	মন্তব্য
Footnote	পাদটীকা
Picture	ছবি, ক্লিপআর্ট, WordArt, চার্ট
Text Box	টেক্সট বক্স
File	অন্য ফাইলের লেখা যোগ
Object	অন্য প্রোগ্রামের বস্তু
Hyperlink	লিংক (Ctrl + K)
Header and Footer	হেডার ও ফুটার (Writer-এ)

(নতুন Word-এর Insert ট্যাবে এগুলো Pages, Tables, Illustrations, Links, Header & Footer, Text, Symbols গ্রুপে আছে।)

Format মেনুতে লেখা ও পৃষ্ঠার রূপ পরিবর্তনের অপশন থাকে (MS Word 2003 ও LibreOffice Writer):

অপশন	কাজ
Font	ফন্ট, আকার, স্টাইল, রং (Ctrl + D)
Paragraph	অ্যালাইনমেন্ট, ইনডেন্ট, লাইন স্পেসিং
Bullets and Numbering	বুলেট ও নম্বর তালিকা
Borders and Shading	বর্ডার ও পেছনের রং
Columns	লেখা একাধিক কলামে ভাগ
Tabs	ট্যাব স্টপ
Drop Cap	অনুচ্ছেদের প্রথম অক্ষর বড় করা
Change Case	ছোট/বড় হাতের অক্ষর বদলানো (Shift + F3)
Background	পৃষ্ঠার পেছনের রং
Styles and Formatting	স্টাইল প্রয়োগ

(নতুন Word-এ এগুলো Home, Design ও Layout ট্যাবে ছড়িয়ে আছে।)

MS Word-এ হেডার/ফুটার সেট করার পদ্ধতি:

1. Insert ট্যাবে ক্লিক করতে হবে।
2. Header & Footer গ্রুপ থেকে Header (বা Footer) ক্লিক করতে হবে।
3. তালিকা থেকে একটি স্টাইল (যেমন Blank) বাছাই করতে হবে।
4. হেডার/ফুটারের জায়গায় কার্সর আসবে; প্রয়োজনীয় লেখা টাইপ করতে হবে বা ছবি/লোগো, তারিখ, পৃষ্ঠা নম্বর যোগ করতে হবে।
5. প্রয়োজনে Different First Page বা Different Odd & Even Pages চেকবক্স ব্যবহার করা যায়।
6. শেষে Close Header and Footer বাটন ক্লিক করতে হবে, অথবা মূল লেখার ওপর ডাবল-ক্লিক করতে হবে।

 Insert ─► Header/Footer ─► স্টাইল ─► লেখা টাইপ ─► Close Header and Footer

💡 পৃষ্ঠার ওপরে বা নিচের মার্জিনে ডাবল-ক্লিক করেও সরাসরি হেডার/ফুটার খোলা যায়।

প্রিন্টার নির্বাচন করার পদ্ধতি:

1. প্রিন্ট করার ডকুমেন্টটি খুলতে হবে।
2. File → Print ক্লিক করতে হবে বা Ctrl + P চাপতে হবে।
3. Printer অংশের ড্রপ-ডাউন তালিকায় ক্লিক করতে হবে।
4. কম্পিউটারে যুক্ত প্রিন্টারগুলোর তালিকা আসবে (যেমন HP LaserJet, Canon, Microsoft Print to PDF)।
5. যে প্রিন্টারে ছাপাতে চাই, সেটিতে ক্লিক করে নির্বাচন করতে হবে। প্রিন্টারটি "Ready" অবস্থায় আছে কি না দেখে নিতে হবে।
6. প্রয়োজনে Printer Properties থেকে কাগজ ও মান ঠিক করে Print ক্লিক করতে হবে।

💡 Microsoft Print to PDF নির্বাচন করলে কাগজে না ছেপে PDF ফাইল তৈরি হয়।

ওয়ার্ড প্রসেসরের (MS Word 2003 / LibreOffice Writer) মেনু বারে সাধারণত নিচের মেনুগুলো থাকে:

মেনু	প্রধান অপশন
File	New, Open, Save, Save As, Page Setup, Print, Exit
Edit	Undo, Cut, Copy, Paste, Select All, Find, Replace
View	Normal, Print Layout, Toolbars, Ruler, Header and Footer, Zoom
Insert	Break, Page Numbers, Date and Time, Symbol, Picture, Hyperlink
Format	Font, Paragraph, Bullets and Numbering, Borders, Columns
Tools	Spelling and Grammar, Word Count, Mail Merge, Options
Table	Insert Table, Delete, Merge Cells, Sort, Formula
Window	New Window, Arrange All, Split
Help	সাহায্য ও প্রোগ্রামের তথ্য

(নতুন Word-এ মেনুর বদলে ট্যাব আছে: File, Home, Insert, Design, Layout, References, Mailings, Review, View, Help।)

মেইল মার্জ (Mail Merge): একটি মূল চিঠি (Main Document) এবং নাম-ঠিকানার তালিকা (Data Source) একসাথে মিলিয়ে, একই চিঠি অনেক জনের নামে আলাদা আলাদাভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি করার পদ্ধতিকে মেইল মার্জ বলে।

উদাহরণ: ১০০ জন অভিভাবককে একই সভার দাওয়াতপত্র, যেখানে প্রতিটি চিঠিতে আলাদা নাম ও ঠিকানা থাকবে। ১০০টি চিঠি আলাদা টাইপ না করে মেইল মার্জে একবারেই তৈরি করা যায়।

   📄 মূল চিঠি                📋 ডেটা সোর্স (তালিকা)
 "প্রিয় «নাম»,             ┌──────┬──────────┐
  আপনাকে আমন্ত্রণ..."      │ নাম  │ ঠিকানা    │
        │                 │ রহিম │ ঢাকা      │
        │                 │ করিম │ খুলনা     │
        └──────┬──────────┴──────┴──────────┘
               ▼  মার্জ (মিলানো)
      📄 রহিমের চিঠি   📄 করিমের চিঠি   ...

Mailings ট্যাবের অপশনসমূহ ও কাজ

গ্রুপ	অপশন	কাজ
Create	Envelopes, Labels	খাম ও লেবেল তৈরি
Start Mail Merge	Start Mail Merge	ডকুমেন্টের ধরন বাছাই (Letters, E-mail, Envelopes, Labels, Directory)
	Select Recipients	প্রাপকের তালিকা: Type a New List, Use an Existing List, Outlook Contacts
	Edit Recipient List	তালিকা থেকে নাম বাছাই, বাদ বা সাজানো
Write & Insert Fields	Highlight Merge Fields	মার্জ ফিল্ড চিহ্নিত করে দেখানো
	Address Block	পুরো ঠিকানা একসাথে বসানো
	Greeting Line	সম্ভাষণ (যেমন Dear Mr. Rahim)
	Insert Merge Field	নির্দিষ্ট ফিল্ড (নাম, ঠিকানা) বসানো
	Rules	শর্ত প্রয়োগ (If…Then…Else)
	Match Fields	ফিল্ড মেলানো
Preview Results	Preview Results	চিঠিগুলো কেমন হবে তা দেখা
	Find Recipient, Check for Errors	প্রাপক খোঁজা ও ভুল যাচাই
Finish	Finish & Merge	Edit Individual Documents, Print Documents, Send E-mail Messages

মেইল মার্জের ধাপসমূহ

1. মূল চিঠি তৈরি: নতুন ডকুমেন্টে চিঠির সাধারণ অংশ টাইপ করতে হবে।
2. ধরন বাছাই: Mailings → Start Mail Merge → Letters।
3. প্রাপক বাছাই: Select Recipients → Type a New List (নতুন তালিকা) বা Use an Existing List (Excel ফাইল)। নতুন তালিকায় নাম, ঠিকানা লিখে OK দিয়ে সেভ করতে হবে।
4. ফিল্ড বসানো: চিঠির যেখানে নাম বসবে সেখানে কার্সর রেখে Insert Merge Field → নাম; একইভাবে ঠিকানা ইত্যাদি।
5. ফলাফল দেখা: Preview Results ক্লিক করে তীরচিহ্ন দিয়ে প্রতিটি চিঠি দেখা।
6. শেষ করা: Finish & Merge → Edit Individual Documents (সব চিঠি নতুন ফাইলে) বা Print Documents (সরাসরি প্রিন্ট)।

উপসংহার: মেইল মার্জ অফিসের সময় ও শ্রম বাঁচায় এবং অনেক চিঠি, খাম, সনদ বা লেবেল নির্ভুলভাবে দ্রুত তৈরি করতে সাহায্য করে।

হেডার: প্রতিটি পৃষ্ঠার ওপরের মার্জিনে বারবার আসা লেখা বা ছবি। ফুটার: প্রতিটি পৃষ্ঠার নিচের মার্জিনে বারবার আসা লেখা বা ছবি। পেইজ নম্বর: প্রতিটি পৃষ্ঠায় স্বয়ংক্রিয়ভাবে বসানো ক্রমিক নম্বর।

┌──────────────────────────┐
│ ঢাকা টেকনিক্যাল কলেজ  [লোগো]│ ← হেডার
├──────────────────────────┤
│                          │
│        মূল লেখা            │
│                          │
├──────────────────────────┤
│        পৃষ্ঠা – ১           │ ← ফুটার + পেইজ নম্বর
└──────────────────────────┘

ক. হেডার সংযোজন

1. Insert ট্যাব → Header ক্লিক।
2. তালিকা থেকে স্টাইল (Blank, Austin ইত্যাদি) বাছাই।
3. লেখা টাইপ করা বা Pictures দিয়ে লোগো, Date & Time দিয়ে তারিখ যোগ।
4. Close Header and Footer ক্লিক।

খ. ফুটার সংযোজন

1. Insert ট্যাব → Footer ক্লিক।
2. স্টাইল বাছাই করে লেখা টাইপ।
3. Close Header and Footer ক্লিক।

বিশেষ অপশন (Header & Footer ট্যাবে):

• Different First Page: প্রথম পৃষ্ঠায় হেডার/ফুটার ভিন্ন বা খালি রাখা (যেমন কভার পেজ)।
• Different Odd & Even Pages: বিজোড় ও জোড় পৃষ্ঠায় ভিন্ন হেডার/ফুটার (বইয়ের মতো)।
• Header from Top / Footer from Bottom: কিনারা থেকে দূরত্ব।

গ. পেইজ নম্বর সংযোজন

1. Insert ট্যাব → Page Number ক্লিক।
2. অবস্থান বাছাই:
   • Top of Page: পৃষ্ঠার ওপরে
   • Bottom of Page: পৃষ্ঠার নিচে
   • Page Margins: পাশের মার্জিনে
   • Current Position: কার্সরের জায়গায়
3. সাব-মেনু থেকে নম্বরের স্টাইল ও অবস্থান (বামে, মাঝে, ডানে) বাছাই।

ঘ. বিভিন্ন ধরনের পেইজ নম্বর (Format Page Numbers)

Insert → Page Number → Format Page Numbers থেকে:

নম্বরের ধরন	উদাহরণ	কোথায় ব্যবহার
আরবি সংখ্যা	1, 2, 3	মূল লেখা
ছোট রোমান	i, ii, iii	ভূমিকা, সূচিপত্র
বড় রোমান	I, II, III	অধ্যায়
ছোট অক্ষর	a, b, c	পরিশিষ্ট
বড় অক্ষর	A, B, C	পরিশিষ্ট
ড্যাশসহ	- 1 -, - 2 -	সাজসজ্জা

• Start at: নির্দিষ্ট নম্বর থেকে শুরু (যেমন ৫ থেকে)।
• Include chapter number: অধ্যায় নম্বরসহ (যেমন 1-1, 1-2)।
• Remove Page Numbers: পেইজ নম্বর মুছে ফেলা।

উপসংহার: হেডার, ফুটার ও পেইজ নম্বর ডকুমেন্টকে গোছানো, পেশাদার ও সহজে খুঁজে পাওয়ার উপযোগী করে।

মাউস ব্যবহার না করে কী-বোর্ডের এক বা একাধিক কী একসাথে চেপে দ্রুত কোনো কমান্ড দেওয়াকে কী-বোর্ড শর্টকাট বলে। এতে কাজের গতি অনেক বাড়ে।

ক. ফাইল সম্পর্কিত শর্টকাট

শর্টকাট	কাজ
Ctrl + N	নতুন ডকুমেন্ট
Ctrl + O	ফাইল খোলা
Ctrl + S	সেভ
F12	Save As
Ctrl + P	প্রিন্ট
Ctrl + W	ডকুমেন্ট বন্ধ
Alt + F4	প্রোগ্রাম বন্ধ

খ. সম্পাদনা (Editing) শর্টকাট

শর্টকাট	কাজ
Ctrl + C	কপি
Ctrl + X	কাট
Ctrl + V	পেস্ট
Ctrl + Z	Undo
Ctrl + Y	Redo
Ctrl + A	সব সিলেক্ট
Ctrl + F	খোঁজা (Find)
Ctrl + H	খুঁজে বদলানো (Replace)
Ctrl + G	Go To
F7	বানান ও ব্যাকরণ পরীক্ষা

গ. ফরমেটিং শর্টকাট

শর্টকাট	কাজ
Ctrl + B	বোল্ড
Ctrl + I	ইটালিক
Ctrl + U	আন্ডারলাইন
Ctrl + D	ফন্ট ডায়ালগ বক্স
Ctrl + ] / Ctrl + [	ফন্ট এক পয়েন্ট বড় / ছোট
Ctrl + Shift + > / <	ফন্ট ধাপে বড় / ছোট
Shift + F3	ছোট/বড় হাতের অক্ষর বদলানো
Ctrl + =	সাবস্ক্রিপ্ট (H₂O)
Ctrl + Shift + =	সুপারস্ক্রিপ্ট (x²)

ঘ. অনুচ্ছেদ (Paragraph) শর্টকাট

শর্টকাট	কাজ
Ctrl + L	বামে সাজানো
Ctrl + E	মাঝে সাজানো
Ctrl + R	ডানে সাজানো
Ctrl + J	দুই পাশে সমান (Justify)
Ctrl + 1 / 2 / 5	একক / দ্বিগুণ / ১.৫ লাইন স্পেসিং
Ctrl + Enter	নতুন পৃষ্ঠা (Page Break)

ঙ. কার্সর সরানো ও সিলেকশন

শর্টকাট	কাজ
Home / End	লাইনের শুরু / শেষ
Ctrl + Home / End	ডকুমেন্টের শুরু / শেষ
Ctrl + → / ←	এক শব্দ ডানে / বামে
Shift + তীরচিহ্ন	লেখা সিলেক্ট
Ctrl + K	হাইপারলিংক

💡 মনে রাখার কৌশল: B = Bold, I = Italic, U = Underline, E = cEnter, P = Print, S = Save, F = Find।

উপসংহার: শর্টকাট কী জানা থাকলে অফিসের কাজ দ্রুত ও কম পরিশ্রমে করা যায়, যা একজন দক্ষ অফিস সহকারীর গুরুত্বপূর্ণ গুণ।

Shapes: ডকুমেন্টে রেখা, তীরচিহ্ন, আয়তক্ষেত্র, বৃত্ত, তারা, ফ্লোচার্টের প্রতীক, কলআউট ইত্যাদি তৈরি-করা আকৃতিকে Shapes বলে। চিত্র, ফ্লোচার্ট, ডায়াগ্রাম বা সাজসজ্জায় এগুলো ব্যবহার করা হয়।

Shapes-এর শ্রেণি: Lines, Rectangles, Basic Shapes, Block Arrows, Equation Shapes, Flowchart, Stars and Banners, Callouts।

  ─── ➜   ▭   ◯   △   ★   ◇   ▱   💬
 রেখা তীর আয়ত বৃত্ত ত্রিভুজ তারা ডায়মন্ড ফ্লোচার্ট কলআউট

ক. Shape যোগ করার ধাপ

1. Insert ট্যাব → Illustrations গ্রুপ → Shapes ক্লিক।
2. তালিকা থেকে পছন্দের আকৃতিতে ক্লিক করতে হবে।
3. মাউস পয়েন্টার যোগচিহ্ন (+) হবে; ডকুমেন্টে ক্লিক করে টেনে (Drag) আকৃতি আঁকতে হবে।
4. Shift চেপে টানলে নিখুঁত বর্গ, বৃত্ত বা সোজা রেখা হয়।

খ. Shape ফরমেট করা (Shape Format ট্যাব)

অপশন	কাজ
Shape Fill	ভেতরের রং, গ্রেডিয়েন্ট বা ছবি
Shape Outline	বর্ডারের রং, পুরুত্ব, ধরন
Shape Effects	ছায়া, আলো, 3-D
Shape Styles	তৈরি-করা স্টাইল
Edit Shape	আকৃতি পরিবর্তন
Size	উচ্চতা ও প্রস্থ

গ. অন্যান্য কাজ

• লেখা যোগ: Shape-এ রাইট-ক্লিক → Add Text করে লিখতে হয়।
• আকার বদলানো: চারপাশের ছোট বৃত্ত (Sizing Handle) টেনে।
• ঘোরানো: ওপরের বাঁকা তীর (Rotation Handle) টেনে।
• লেখার সাথে অবস্থান: Wrap Text (In Line with Text, Square, Tight, Behind Text, In Front of Text)।
• সাজানো: Bring Forward, Send Backward, Align।
• একসাথে করা: কয়েকটি Shape Ctrl চেপে সিলেক্ট করে Group।

উপসংহার: Shapes ব্যবহার করে ডকুমেন্টে সহজেই ফ্লোচার্ট, চিত্র ও আকর্ষণীয় নকশা তৈরি করা যায়।

WordArt: ডকুমেন্টে রঙিন, ছায়াযুক্ত, বাঁকানো বা ত্রিমাত্রিক (3-D) নকশার আকর্ষণীয় লেখা তৈরির সুবিধাকে WordArt বলে। সাধারণ লেখার চেয়ে এটি অনেক বেশি চোখে পড়ে।

ব্যবহারের ক্ষেত্র: শিরোনাম, পোস্টার, ব্যানার, আমন্ত্রণপত্র, সনদপত্র, বিজ্ঞাপন, প্রচ্ছদ পৃষ্ঠা।

   সাধারণ লেখা:   বার্ষিক ক্রীড়া প্রতিযোগিতা
   WordArt:       ╔═══════════════════════════╗
                  ║  𝐁𝐚𝐫𝐬𝐡𝐢𝐤 𝐊𝐫𝐢𝐫𝐚  ⟿ (রঙিন, ছায়া, বাঁকা) ║
                  ╚═══════════════════════════╝

ক. WordArt যোগ করার ধাপ

1. Insert ট্যাব → Text গ্রুপ → WordArt ক্লিক।
2. তালিকা থেকে পছন্দের স্টাইল বাছাই।
3. "Your text here" লেখার জায়গায় নিজের লেখা টাইপ।
4. প্রয়োজনে Home ট্যাব থেকে ফন্ট ও আকার পরিবর্তন।

খ. WordArt ফরমেট করা (Shape Format ট্যাব → WordArt Styles)

অপশন	কাজ
Text Fill	লেখার ভেতরের রং বা গ্রেডিয়েন্ট
Text Outline	লেখার চারপাশের রেখা
Text Effects → Shadow	ছায়া
Text Effects → Reflection	প্রতিবিম্ব
Text Effects → Glow	চারপাশে আলো
Text Effects → Bevel / 3-D Rotation	ত্রিমাত্রিক রূপ
Text Effects → Transform	লেখা বাঁকানো (আর্চ, ঢেউ, বৃত্ত)
Wrap Text, Rotate	অবস্থান ও ঘোরানো

গ. WordArt-এর সুবিধা

1. লেখা আকর্ষণীয় ও দৃষ্টিনন্দন হয়।
2. গুরুত্বপূর্ণ শিরোনাম সহজে চোখে পড়ে।
3. আলাদা গ্রাফিক্স সফটওয়্যার ছাড়াই নকশা করা যায়।
4. যেকোনো সময় লেখা ও নকশা বদলানো যায়।

⚠️ অফিসিয়াল চিঠি বা দাপ্তরিক নথিতে WordArt কম ব্যবহার করা উচিত; বেশি ব্যবহারে ডকুমেন্ট অগোছালো দেখায়।

উপসংহার: WordArt দিয়ে সহজেই পোস্টার, ব্যানার ও আমন্ত্রণপত্রের শিরোনাম সুন্দর করে তৈরি করা যায়।

টেবিল: সারি (Row) ও কলাম (Column) মিলে তৈরি ঘরের (Cell) মাধ্যমে তথ্য সাজিয়ে উপস্থাপনের পদ্ধতিকে টেবিল বলে। যেমন: রুটিন, ফলাফল, মূল্য তালিকা।

        কলাম ▼        ▼          ▼
     ┌──────────┬──────────┬──────────┐
সারি►│ রোল       │ নাম       │ নম্বর     │ ← হেডার সারি
     ├──────────┼──────────┼──────────┤
সারি►│ ১         │ রহিম      │ ৮৫  ◄── সেল │
     ├──────────┼──────────┼──────────┤
সারি►│ ২         │ করিম      │ ৭৮        │
     └──────────┴──────────┴──────────┘
          ৩ কলাম × ৩ সারির টেবিল

টেবিল ইনসার্ট করার পদ্ধতি

পদ্ধতি ১: গ্রিড থেকে (দ্রুত)

1. যেখানে টেবিল বসবে সেখানে কার্সর রাখা।
2. Insert ট্যাব → Table ক্লিক।
3. গ্রিডের ওপর মাউস সরিয়ে প্রয়োজনীয় কলাম × সারি (যেমন 3×4) বাছাই করে ক্লিক।

পদ্ধতি ২: Insert Table ডায়ালগ বক্স

1. Insert → Table → Insert Table ক্লিক।
2. Number of columns ও Number of rows লেখা।
3. AutoFit অপশন বাছাই (Fixed column width / AutoFit to contents / AutoFit to window)।
4. OK ক্লিক।

পদ্ধতি ৩: Draw Table — Insert → Table → Draw Table দিয়ে কলমের মতো নিজে টেবিল আঁকা।

পদ্ধতি ৪: Convert Text to Table — ট্যাব বা কমা দিয়ে আলাদা করা লেখা সিলেক্ট করে Insert → Table → Convert Text to Table।

অন্যান্য: Excel Spreadsheet বা Quick Tables (তৈরি-করা টেবিল)।

টেবিল সম্পাদনা (Table Layout ট্যাব)

অপশন	কাজ
Insert Above / Below / Left / Right	সারি বা কলাম যোগ
Delete	সেল, সারি, কলাম বা টেবিল মোছা
Merge Cells	একাধিক সেল একত্র করা
Split Cells	একটি সেল ভাগ করা
Height, Width, AutoFit	আকার ঠিক করা
Alignment, Text Direction	লেখার অবস্থান ও দিক
Sort	সাজানো (A→Z, ছোট→বড়)
Formula	যোগফল (=SUM(ABOVE))

টেবিল সাজানো (Table Design ট্যাব)

Table Styles (তৈরি-করা নকশা), Shading (সেলের রং), Borders (রেখা), Header Row ইত্যাদি।

💡 টেবিলের শেষ সেলে Tab চাপলে নতুন সারি যোগ হয়; এক সেল থেকে পরের সেলে যেতেও Tab ব্যবহার হয়।

উপসংহার: টেবিল ব্যবহারে তথ্য সুশৃঙ্খল, সহজবোধ্য ও তুলনাযোগ্যভাবে উপস্থাপন করা যায়।

ডকুমেন্ট সেভ করার সময় Save As → Save as type থেকে বিভিন্ন ফাইল ফরম্যাট (ফাইলের ধরন) বাছাই করা যায়। প্রতিটি ফরম্যাট আলাদা এক্সটেনশন দিয়ে চেনা যায়।

 File ─► Save As ─► Save as type ▾ ─► .docx / .pdf / .rtf / .txt / .odt ...

ক্রম	ফাইল ফরম্যাটের নাম	এক্সটেনশন	ব্যবহার
১	Word Document	.docx	Word 2007 ও পরের সাধারণ ফরম্যাট
২	Word 97-2003 Document	.doc	পুরনো Word-এ খোলার জন্য
৩	Word Template	.dotx	বারবার ব্যবহারের নমুনা (টেমপ্লেট)
৪	Word Macro-Enabled Document	.docm	ম্যাক্রোসহ ডকুমেন্ট
৫	PDF	.pdf	পরিবর্তন ছাড়া সব ডিভাইসে একই রকম দেখায়
৬	XPS Document	.xps	PDF-এর মতো মাইক্রোসফটের ফরম্যাট
৭	Rich Text Format	.rtf	প্রায় সব ওয়ার্ড প্রসেসরে খোলে, ফরমেটিং থাকে
৮	Plain Text	.txt	শুধু লেখা, কোনো ফরমেটিং নেই
৯	Web Page	.htm / .html	ওয়েবসাইটে ব্যবহারের জন্য
১০	Single File Web Page	.mht / .mhtml	ছবিসহ এক ফাইলের ওয়েব পেজ
১১	Word XML Document	.xml	ডেটা আদান-প্রদানের জন্য
১২	OpenDocument Text	.odt	LibreOffice Writer-এর ফরম্যাট

💡 কোনটি কখন: সাধারণ কাজে .docx, কাউকে পাঠাতে যেন বদলাতে না পারে তাই .pdf, পুরনো কম্পিউটারের জন্য .doc, LibreOffice ব্যবহারকারীর জন্য .odt।

উপসংহার: প্রয়োজন অনুযায়ী সঠিক ফরম্যাটে সেভ করলে ফাইল যেকোনো কম্পিউটারে সহজে খোলা ও ব্যবহার করা যায়।

কম্পিউটারে তৈরি ডকুমেন্ট প্রিন্টারের মাধ্যমে কাগজে ছাপানোকে ডকুমেন্ট প্রিন্টিং বলে। সঠিক সেটিংস না দিলে কাগজ ও কালি নষ্ট হয়, তাই প্রিন্টের আগে সেটিংস ঠিক করা জরুরি।

 File ──► Print (Ctrl+P) ──► প্রিন্টার বাছাই ──► পৃষ্ঠা ও কপি সংখ্যা ──► সেটিংস ──► Print 🖨
                                                               (কাগজ, মার্জিন, ওরিয়েন্টেশন)

┌─────────────── Print (Ctrl+P) ───────────────┐
│ 🖨 Print    Copies: [ 1 ]  │                   │
│ Printer: [HP LaserJet ▾]  │   ┌───────────┐   │
│ Settings:                 │   │  প্রিন্ট    │   │
│  [Print All Pages      ▾] │   │  প্রিভিউ    │   │
│  Pages: [ 1-3, 5 ]        │   │           │   │
│  [Print One Sided      ▾] │   └───────────┘   │
│  [Collated 1,2,3 1,2,3 ▾] │   ◄ 1 of 3 ►      │
│  [Portrait Orientation ▾] │                   │
│  [A4                   ▾] │                   │
│  [Normal Margins       ▾] │                   │
│  [1 Page Per Sheet     ▾] │                   │
│  Page Setup               │                   │
└───────────────────────────────────────────────┘

প্রিন্টিং-এর সেটিংসমূহ

ক্রম	সেটিং	কাজ ও বিকল্প
১	Copies	কত কপি ছাপাতে হবে
২	Printer	কোন প্রিন্টারে ছাপা হবে; Printer Properties থেকে মান (Draft/Normal/Best), রঙিন বা সাদাকালো
৩	Print All Pages	সব পৃষ্ঠা; বিকল্প: Print Current Page, Print Selection, Custom Print
৪	Pages	নির্দিষ্ট পৃষ্ঠা, যেমন 1-3, 5 (১ থেকে ৩ ও ৫ নম্বর)
৫	Print One Sided / Both Sides	কাগজের এক পাশে বা দুই পাশে ছাপা
৬	Collated / Uncollated	একাধিক কপিতে সেট আকারে (1,2,3 1,2,3) না পৃষ্ঠা অনুযায়ী (1,1 2,2 3,3)
৭	Orientation	Portrait (লম্বালম্বি) বা Landscape (আড়াআড়ি)
৮	Paper Size	A4, Letter, Legal, A5 ইত্যাদি
৯	Margins	Normal, Narrow, Wide বা Custom Margins
১০	Pages Per Sheet	এক কাগজে ১, ২, ৪… পৃষ্ঠা
১১	Page Setup	মার্জিন, কাগজ ও লেআউটের বিস্তারিত সেটিং
১২	Print Preview	ছাপার আগে কেমন দেখাবে তা দেখা

 Portrait        Landscape
 ┌─────┐         ┌──────────┐
 │     │         │          │
 │     │         └──────────┘
 │     │
 └─────┘

ডকুমেন্ট প্রিন্টের ধাপসমূহ

1. ডকুমেন্ট খুলে প্রিন্টার চালু ও কাগজ দেওয়া আছে কি না দেখা।
2. File → Print বা Ctrl + P।
3. Printer নির্বাচন।
4. Copies সংখ্যা নির্ধারণ।
5. কোন পৃষ্ঠাগুলো ছাপা হবে তা ঠিক করা।
6. কাগজের আকার, ওরিয়েন্টেশন, মার্জিন, এক/দুই পাশ ঠিক করা।
7. Print Preview দেখে যাচাই।
8. Print বাটনে ক্লিক।

উপসংহার: সঠিক সেটিংস দিয়ে প্রিন্ট করলে কাগজ, কালি ও সময় সাশ্রয় হয় এবং ছাপা ডকুমেন্ট পরিচ্ছন্ন হয়।